Projectondersteuner

Functie-omschrijving

Ben jij met pensioen of AOW-gerechtigd en heb je ruime ervaring met projectondersteuning, projectadministratie of ondersteuning binnen een gemeentelijke of technische omgeving? Vind je het leuk om projectleiders te ontzorgen, overzicht te houden en ervoor te zorgen dat projecten organisatorisch goed verlopen?

Voor een gemeentelijke organisatie in Zuid-Holland zoeken wij via Doorwerkambtenaar een ervaren Projectondersteuner Ingenieursbureau.

Een mooie opdracht voor iemand die zijn of haar jarenlange organisatorische en administratieve ervaring graag wil blijven inzetten binnen projecten in de openbare ruimte.

De opdracht

Als Projectondersteuner ondersteun je verschillende projectleiders bij de voorbereiding en realisatie van projecten in de openbare ruimte.

Deze projecten zijn dynamisch en vragen om iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en signaleert wanneer actie nodig is.

Je bent een belangrijke rechterhand van de projectleiders en zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische kant van projecten op orde is. Tegelijkertijd kijk je verder dan alleen de administratie: je houdt de voortgang in de gaten, signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen.

Je weet welke projecten lopen, in welke fase deze zich bevinden en welke acties nog moeten worden uitgevoerd.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt meerdere projectleiders en projectteams. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• • administratief en organisatorisch ondersteunen van projectleiders;
  • ondersteunen bij het opstellen van projectplannen en rapportages;
  • bewaken en actueel houden van projectplanningen;
  • signaleren van afwijkingen in planning, financiën en voortgang;
  • organiseren en voorbereiden van vergaderingen, informatiebijeenkomsten en andere projectgerelateerde bijeenkomsten;
  • opstellen van agenda's en verzamelen van relevante vergaderstukken;
  • verzorgen van verslaglegging en notulen;
  • bewaken van gemaakte afspraken en uitgezette acties;
  • beheren van agenda's en maken van afspraken;
  • verzorgen en bewaken van projectadministratie;
  • ondersteunen bij opdrachtbrieven, verplichtingenadministratie en facturatie;
  • beheren en structureren van digitale projectdossiers;
  • bewaken en coördineren van inkomende en uitgaande informatiestromen;
  • verzorgen van inhoudelijke correspondentie;
  • ondersteunen bij projectarchivering;
  • bijhouden van projectmanagementinformatie;
  • signaleren van mogelijke knelpunten en deze tijdig bespreken met de projectleider;
  • ondersteunen bij bestuurlijke stukken, zoals voorstellen en nota's.

Je bent daarmee veel meer dan alleen administratieve ondersteuning. Je bent degene die overzicht houdt, vooruitkijkt en projectleiders helpt om grip op hun projecten te houden.